Fiskalni paket za javne bilježnike

Modul omogućuje kompletan pregled svih obaveza i dokumenata izrađenih u sustavu SoftCRM-a te se oni prikazuju s obzirom na datum dospijeća.
Postoje tri vrste prikaza:
Tjedni kalendar u kojem je dan pregled obaveza prema danima u tjednu sa dodatkom starih obaveza i obaveza bez datuma. Pozicioniranjem na bilo koju obavezu dobije se detaljan opis te obaveze sa svim bitnim zadacima i mogućnošću editiranja.

Mjesečni kalendar u kojem su obaveze prikazane na mjesečnoj razini, po datumima dospijeća. Sve navedene obaveze se mogu otvoriti i pregledati te isto tako promijeniti ukoliko je potrebno. Moguće je odabrati obaveze koje će se prikazivati u kalendaru, pa tako stoje na raspolaganju:

• Blagajne
• Izlazni računi
• Ulazni računi
• Komunikacija
• Dokumenti
• Putni nalozi
• Zadaci
• Ulazno - izlazna pošta
• Ugovori
• Osobe
• Djelatnici

Tabelarni prikaz obaveza omogućuje proizvoljno dodavanje sadržaja koji nam je bitan i koji želimo često provjeriti. Na raspolaganju je nekoliko vrsta obaveza koje možemo dodati:

• Ulazni računi
• Izlazni računi
• Ulazni i izlazni računi
• Moje nadolazeće obaveze
• Komunikacija nerealizirana i nadolazeća u sljedeća dva dana
• Nezavršeni zadaci za mene
• Nezavršeni zadaci od mene

Modul Adresar centralno je mjesto za evidenciju matičnih podataka svih fizičkih i pravnih osoba (kontakata) unutar CRM sustava.
Na jednom mjestu nalaze se svi podaci koji bi Vam mogli zatrebati u poslovanju, kao što su:

• standardni adresni podaci osoba (ime, prezime, tvrtka, adresa…)
• standardni adresni podaci tvrtki (adresa, MB, OIB, telefonija, Internet…)
• evidentiranje poslovnica sa njihovim podacima
• definiranje država i mjesta
• evidentiranje jednog ili više žiroračunaFizičke osobe mogu ali i ne moraju biti povezane u tvrtku

Pronalaženje kontakta pojednostavljeno je na način da se upisivanjem jednog pojma, sustav pretražuje po svim adresnim podacima.
Uz funkciju samog adresara, modul omogućuje evidentiranje i planiranje komunikacije sa osobama ili tvrtkama. Nakon realiziranog kontakta, dovoljno je upisati rezime komunikacije, te definirati datum (i vrijeme) slijedećeg kontakta. Sustav će sam brinuti da ne zaboravite.
Dodatna pogodnost je da kod svakog kontakta možete jednostavno provjeriti sve komunikacije i dogovore koji su obavljeni sa određenom tvrtkom (ili osobom), te time biti kvalitetan sugovornik.

Modul služi za planiranje i rukovođenje projektima. Također, moguće je definirati redoslijed izvođenja istih, kao i preduvjete za početak.

Sustav pruža mnoge mogućnosti upravljanja projektima: 

• kreiranje novih projekata
• dokumentiranje postojećih projekata
• definiranje zadataka po projektu
• dodjeljivanje zadataka zaposlenicima
• evidencija rada po različitim kriterijima (zaposleniku, projektu)
• definiranje vremenskih rokova
• definiranje krajnjeg roka
• prikaz projekata po različitim kriterijima
• i drugo…

Definiranje novog projekta obuhvaća povezivanje istog sa naručiteljem, definiranje voditelja projekta, te definiranje projektnog tima. Jedanput definiran projekt, moguće je razlomiti na podprojekte, te ih definirati u vremenskim okvirima.
Uz svaki projekt moguće je povezati jedan ili više dokumenata. Dokument može biti:kreiran unutar sustava (kroz intuitivan editor)
preuzet iz neke druge aplikacije (Word, Excel, ...) skeniran kroz aplikacijuSvi dokumenti spremaju se u jedinstvenu bazu dokumenata.
Sva dokumentacija kreirana i spremljena  u sustavu može se koristiti za potrebe projekata. Svi ulazni i izlazni računi, putni nalozi, povijest komunikacije i dr. mogu se povezati i svrstati pod projekt na koji se odnose.

Projekt je moguće dodatno kategorizirati (tagirati), te time dodatno definirati tip i vrstu projekta. Time je kasnije moguće brže pronalaziti projekte istog ili sličnog tipa, ili raditi dodatne analize.Unutar projekta ili podprojekta, moguće je definirati zadatke. Definiranjem pojedinosti zadatka, definiraju se i rokovi, te se zadatak dodjeljuje jednom od članova tima.

Uz svaki zadatak moguće je povezati jedan ili više dokumenata kao i kod projekta. Zadatak je moguće dodatno kategorizirati (tagirati), te time dodatno definirati tip i vrstu zadatka. Time je kasnije moguće brže pronalaziti zadatke istog ili sličnog tipa ili raditi dodatne analize.Svaki djelatnik, nakon izvršenog posla, može evidentirati utrošeno vrijeme na određenom projektu (podprojektu ili zadatku). Time se omogućava izračun realne cijene projekta, obračuna troškova, utrošenost vremena ili neke treće analize.

 

Modul služi kao središnje mjesto za spremanje svih vrsta dokumenata, neovisno o mjestu njihovog nastanka. Uz fleksibilno organizaciju same strukture i ovlasti pristupa, te pretraživost po svim atributima i samom sadržaju, snalaženje u moru dokumenata predstavlja potpuno drugi doživljaj.

Unutar aplikacije moguće je kreirati logičko stablo mapa u koje tada svi korisnici, a ovisno o ovlastima, spremaju svoje dokumente. Svaki djelatnik za sebe može izdvojiti mape do kojih često pristupa, te sebi ubrzati pristup do dokumenata u tim mapama.


Ukoliko se korisnik želi osigurati da nikakve promjene na dokumentu ne mogu biti izvršene, moguće je isti rezervirati (zaključati).

U sustavu postoji mehanizam pretplate na dokument, koji omogućava da ukoliko dođe do promjene na dokumentu, sustav će Vas obavijestiti o tome.

Kroz sustav je moguće spremati  nekoliko tipova dokumenata:

• Dokumenti nastali u drugim alatima (word, excel, …) – sadržaj se automatski indeksira (za najčešće tipove dokumenata)
• Drugi digitalni dokumenti (slike, ...)
• Dokumenti nastali kroz editor dokumenata unutar aplikacije – sustav omogućuje jednostavno i komforno kreiranje i editiranje dokumenata bez potrebe za vanjskim editorima teksta
• Skenirani dokumenti kroz aplikaciju – aplikacija za Windows računala, koja omogućava jednostavno skeniranje papirnatih dokumenata te automatsko spremanje istih u sustav
• I drugi …

Cijela povijest dokumenta se prati kroz sustav. U sustavu se bilježi svaka akcija kao što je mijenjanje, brisanje, kreiranje dokumenata.

Svaka mapa može imati definirane ovlasti pristupa na nivou grupa korisnika ili na nivou samog pojedinačnog korisnika. Time je postavljanje sigurnosti pristupa do dokumenata jednostavno, ali s druge strane dovoljno fleksibilno i za najstrože zahtjeve.
U modulu Dokumenti potpuno je implementiran sustav zaštite od nehotice obrisanih dokumenata. Ukoliko korisnik greškom obriše dokument, isti se može vratiti iz kante za smeće („Recycle Bin“). Ukoliko se greškom obriše dokument i iz kante za smeće, administrator sustava ga još uvijek može vratiti. 
Sigurnost i pouzdanost sustava time se podiže na potpuno novi nivo.
Da bi se olakšalo korištenje modula, korisnicima se daje mogućnost korištenja nativne windows aplikacije. Time se korisniku omogućava korištenje svih dotad načina rada sa datotekama (copy/paste dokumenta, drag and drop dokumenta), te mu se rad sa modulom ni u kojem slučaju ne mijenja u odnosu na klasične windows mape i datoteke.
I na kraju, moguće je pretraživanje kroz dokumente i mape ključnim riječima, te po samom sadržaju, imenima dokumenata, korisnicima koji su kreirali/promijenili dokument, datumu kada je dokument kreiran/promijenjen, jeziku, kategoriji itd. Time se dobiva doista odlična funkcija centralnog spremišta dokumenata i njena puna korisnost i iskoristivost.

Modul omogućuje evidentiranje i planiranje komunikacije sa osobama ili tvrtkama . Nakon realiziranog kontakta, dovoljno je upisati rezime komunikacije, te definirati datum (i vrijeme) slijedećeg kontakta (ukoliko je isti potreban). Sustav će sam brinuti da ne zaboravite.

Dodatna pogodnost je da kod svakog kontakta možete jednostavno provjeriti sve komunikacije i dogovore koji su obavljeni sa određenom tvrtkom (ili osobom), te time biti kvalitetan sugovornik.

Uz svaki projekt moguće je povezati jedan ili više dokumenata. Dokument može biti:

• kreiran unutar sustava (kroz intuitivan editor)
• preuzet iz neke druge aplikacije (Word, Excel, ...)
• skeniran kroz aplikacijuSvi dokumenti spremaju se u jedinstvenu bazu dokumenata.

Komunikaciju je moguće dodatno kategorizirati (tagirati), te time dodatno definirati tip i vrstu komunikacije. Time je kasnije moguće brže pronalaziti komunikacije istog ili sličnog tipa ili raditi dodatne analize.

Uz samo planiranje komunikacije, sustav integrira i kompletan komunikacijski modul za odrađivanje same komunikacije u digitalnom obliku.

Modul omogućava preciznu evidenciju jedne ili više blagajni. Kroz jednom definiranu blagajnu (sa valutom u kojoj se prati) može se početi sa upisivanjem uplata i isplata u istu.

Prometi unutar blagajne mogu se vrlo precizno definirati, te time olakšati kasnije pronalaženje ili pregled istih.

Uz svaki promet blagajne moguće je povezati jedan ili više dokumenata.
Dokument može biti:

• kreiran unutar sustava (kroz intuitivan editor)
• preuzet iz neke druge aplikacije (Word, Excel, ...)
• skeniran kroz aplikaciju (npr. skenirana uplatnica ili isplatnica)

Svi dokumenti spremaju se u jedinstvenu bazu dokumenata.Promet blagajne je moguće dodatno kategorizirati (tagirati), te time dodatno definirati tip i vrstu prometa. Time je kasnije moguće brže pronalaziti promete istog ili sličnog tipa ili raditi dodatne analize.

U svakom je trenutku moguć pregledan uvid u blagajnu, ukupan iznos uplata, ukupan iznos isplata, te trenutno stanje u blagajni.

Modul putnih naloga omogućava preglednu i potpunu evidenciju i planiranje putnih naloga. Upisivanjem osnovnih podataka potrebnih za potpunu evidenciju, omogućuje se ispis u standardnom obrascu.

Fleksibilnim, a ipak jednostavnim definiranjem faza puta, moguće je obuhvatiti kompliciranija putovanja sa više međurelacija i odredišta.

Evidentiranjem nastalih troškova zaokružuje se evidencija i praćenje putnih naloga.
Uz svaki putni nalog moguće je povezati jedan ili više dokumenata.
Dokument može biti:

• kreiran unutar sustava (kroz intuitivan editor)
• preuzet iz neke druge aplikacije (Word, Excel, ...)
• skeniran kroz aplikaciju (npr. račun za cestarinu)Svi dokumenti spremaju se u jedinstvenu bazu dokumenata

Putni nalog je moguće dodatno kategorizirati (tagirati) te time dodatno definirati tip i vrstu puta. Time je kasnije moguće brže pronalaziti putne naloge istog ili sličnog tipa ili raditi dodatne analize.

 

Modul kadrovske evidencije omogućava preglednu i potpunu evidenciju djelatnika i njihove prisutnosti na poslu.

Na jednostavan način mogu se pratiti prekovremeni sati, noćne smjene, rad vikendom i praznicima, ukupan broj bolovanja, službenih i privatnih izostanaka. S lakoćom možete pratiti vanjske suradnike i njihov rad (npr. sati rada).

 
Za svakog djelatnika moguće je definirati i planirati odsutnost zbog:

• godišnjeg odmora
• bolovanja
• roditeljskog dopusta
• plaćenog dopusta
• neplaćenog dopusta
• isključenja sa rada i dr.

Kroz sustav i njegove komponente moguće je definirati blagdane (moguće je i preuzimanje standardnih na početku godine). 

Uz pomoć windows komponente sustava koja se može instalirati na postojeće računalo u tvrtci, moguće je pratiti dolaske i odlaske djelatnika:

• pomoću vanjskog uređaja za identifikaciju zaposlenika
• ​kartice 
• beskontaktne kartice
• ​preko korisničkog imena i lozinke sa svakog računala i dr.

Na osnovu svih tih informacija moguće je kreirati i voditi evidenciju rada svih zaposlenika, što je i zakonska obaveza.Naime, na temelju članka 4. stavka 4. Zakona o radu donesen je novi PRAVILNIK O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O RADNICIMA.

Prema tom pravilniku sve tvrtke su obavezne voditi evidenciju rada svojih zaposlenika, a pomoću ovog podsustava evidencija se radi automatizirano, provlačenjem kartice kroz čitač ili bez dodatnih kartica pritiskom na ime i prezime djelatnika.

Evidencija radnog vremena zaposlenih povećava produktivnost. Evidencijom se prikupljaju podaci potrebni za djelotvorno upravljanje ljudskim potencijalima, koje postaje sve važnijim dijelom suvremenog poslovanja.

Za potrebnu komunikaciju sa Poreznom upravom brine se modul Fiskalizacija koji na zakonom propisan način odrađuje pozadinsku stranu procesa fiskalizacije.
Zadatak ovog modula je generirati ZKI koji se šalje na potvrdu u Porezu upravu.

Što je to ZKI i čemu služi?
ZKI (zaštitni kod izdavatelja obveznika fiskalizacije) je alfanumerički zapis kojim se potvrđuje veza između obveznika fiskalizacije i izdanog računa. ZKI generira aplikacija, ispisuje ga na račun te dostavlja Poreznoj upravi kao obvezni element računa. Pomoću takvog zapisa moguće je provjeriti valjanost računa ukoliko ne postoji JIR, te služi kao identifikator računa u kombinaciji s drugim podacima.

Drugi važan element fiskalizacije računa je JIR koji dodjeljuje Porezna uprava.

Što je to JIR i čemu služi?
JIR je jedinstveni identifikator računa koji se ispisuje na računu, a putem kojeg svaki kupac može provjeriti je li porez koji on plaća prodavatelju uredno prijavljen.
Ako je fiskalizacija uspješna i odobrena, svaki izdani gotovinski račun će sadržavati „Jedinstveni identifikator računa“ i „Zaštitni kod izdavatelja računa“ (JIR i ZKI).

Odvijanje procesa u ovom modulu odvija se unutar samog sustava, te nije vidljiv korisniku aplikacije. Korisnici aplikacije vide samo rezultat tog procesa, gdje se na samom računu ispisuju potrebni identifikatori pomoću kojih je račun uspješno fiskaliziran u Poreznoj upravi.
 

Modul Fiskalna kasa predstavlja korisničko sučelje u kojem korisnici aplikacije mogu generirati i fiskalizirati račune, te napraviti  potrebne obračune.
Početni ekran je  dizajniran na način da korisnici što jednostavnije i brže mogu kreirati novi račun kako ne bi došlo do pogrešaka i nepotrebnih zastoja.
U ovom modulu moguće je kreirati novi maloprodajni račun (običan ili R1) sa željenim stavkama (proizvodima i uslugama) koje su unesene u aplikaciju. Unesene stavke se mogu mijenjati do trenutka kada se račun zaključa, nakon čega se prelazi u fazu fiskalizacije računa. Prije same fiskalizacije moguće je odrediti vrstu plaćanja te unijeti potrebne podatke ukoliko se radi o R1 računu. Nakon zaključavanja ovih podataka računu se dodjeljuju ZKI i JIR identifikatori nakon čega se račun više ne može mijenjati, te je ispisom računa proveden postupak kreiranja i fiskalizacije računa.
Uz kreiranje računa u ovom modulu moguće je kreirati i obračune koji su propisani zakonom, a to su:

• Obračun prometa
• Pregled računa
• Pregled obračuna po robi
• Pregled obračuna po računima

Modul Fiskalna kasa namijenjen je djelatnostima koji imaju obvezu fiskalizacije računa putem Porezne uprave i omogućuje potpuno upravljanje računima i vezanim obračunima.